Kilometrówka – jedno z najskuteczniejszych narzędzi optymalizacji kosztów w brytyjskiej spółce LTD

Większość właścicieli brytyjskich spółek LTD mieszkających w Polsce każdego dnia korzysta z prywatnego samochodu, aby spotykać się z klientami, jeździć do urzędów, na lotniska, szkolenia czy targi branżowe. Większość z nich zadaje sobie pytanie:
Jak rozliczyć przejazdy po Polsce w kosztach spółki LTD?
Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że odpowiednio prowadzona kilometrówka (Mileage Log) może stać się jednym z najprostszych i jednocześnie najskuteczniejszych sposobów legalnego obniżenia podatku oraz odzyskania pieniędzy ze spółki.
W zależności od charakteru działalności i liczby odbywanych podróży służbowych może to oznaczać oszczędności sięgające kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie. W przypadku przedsiębiorców intensywnie podróżujących po Polsce i Europie wartość zwrotów może być jeszcze wyższa. Ostateczna kwota zawsze zależy od rzeczywistego przebiegu, rodzaju wykonywanej działalności i sposobu wykorzystania pojazdu.

Co ważne, kilometrówka nie polega na „tworzeniu kosztów”. Jest to sposób rozliczania rzeczywistych przejazdów służbowych zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wielkiej Brytanii. Warunkiem jest prowadzenie rzetelnej ewidencji przejazdów i zachowanie odpowiedniej dokumentacji.

Nie masz samochodu w spółce? To nie problem.

Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro samochód jest prywatny, to nie można wykorzystywać go w działalności brytyjskiej spółki LTD. W praktyce bardzo często istnieją rozwiązania, które pozwalają robić to zgodnie z przepisami.
W zależności od Twojej sytuacji możemy pomóc Ci dobrać odpowiedni model korzystania z pojazdu. Może to obejmować między innymi:

• przygotowanie umowy użyczenia prywatnego samochodu do celów działalności spółki LTD,
• wyjaśnienie zasad rozliczania przejazdów prywatnym pojazdem,
• analizę, czy korzystniejsze będzie rozliczanie kilometrówki, czy inny model finansowania pojazdu.

A może leasing?

Jeżeli Twoja spółka LTD działa już od pewnego czasu, ma historię działalności i odpowiednią zdolność finansową, w niektórych przypadkach możliwe jest również uzyskanie leasingu na samochód w Polsce dla brytyjskiej spółki LTD.
Każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy. Współpracujemy z partnerami, którzy sprawdzają możliwości finansowania i pomagają dobrać rozwiązanie odpowiednie dla konkretnej firmy.

Dlaczego warto przeczytać ten poradnik?

W tym e-booku pokażę Ci krok po kroku:

• jak prowadzić kilometrówkę zgodnie z zasadami HMRC,
• jakie stawki obowiązują obecnie,
• jak uniknąć błędów, które mogą skutkować zakwestionowaniem rozliczeń,
• jak przygotować dokumentację na wypadek kontroli,
• oraz jak wykorzystać przygotowany arkusz, który automatycznie obliczy należny zwrot za przejazdy.

Dobrze prowadzona kilometrówka to nie tylko porządek w dokumentach. To również prosty sposób na efektywne zarządzanie kosztami spółki i wykorzystanie możliwości, jakie dają brytyjskie przepisy podatkowe – zawsze w granicach obowiązującego prawa.

Wielu właścicieli brytyjskich spółek LTD mieszkających w Polsce zadaje pytanie:

„Jak rozliczyć przejazdy po Polsce w kosztach brytyjskiej spółki LTD? Jak powinna wyglądać kilometrówka, milówka.
Czy skoro moja spółka jest zarejestrowana w Wielkiej Brytanii, to mogę rozliczyć przejazdy po Polsce?”

Odpowiedź brzmi: tak, pod warunkiem że podróż ma związek z działalnością spółki.
Nie ma znaczenia, czy jedziesz po Londynie, Berlinie czy Szczecinie. Dla brytyjskiego urzędu skarbowego HMRC najważniejsze jest to, aby podróż była służbowa i odpowiednio udokumentowana.

Czym jest kilometrówka (Mileage Log)?

Mileage Log to ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów podatkowych. Dzięki niej spółka może zwrócić dyrektorowi lub pracownikowi koszty korzystania z prywatnego samochodu podczas wykonywania obowiązków służbowych.

• Nie zbierasz faktur za paliwo.
• Nie rozliczasz oleju.
• Nie rozliczasz wymiany opon.
• Nie rozliczasz napraw.

Spółka zwraca Ci określoną kwotę za każdy przejechany kilometr (po przeliczeniu na mile zgodnie z zasadami HMRC).

Kiedy można rozliczyć przejazd?

Przykładowo można rozliczyć przejazd, gdy jedziesz:

• na spotkanie z klientem,
• podpisać umowę,
• do biura rachunkowego,
• do magazynu,
• odebrać dokumenty,
• na konferencję,
• na szkolenie,
• na targi,
• na spotkanie z kontrahentem,
• do kancelarii prawnej,
• na oględziny inwestycji.

Czego rozliczyć nie można?

Nie można rozliczyć podróży prywatnych, wyjazdu na wakacje, dojazdu na zakupy, wyjazdu do rodziny,  codziennego dojazdu do stałego miejsca wykonywania pracy, jeśli zgodnie z zasadami HMRC jest ono Twoim stałym miejscem pracy.

Jak prowadzić kilometrówkę?

Najlepiej prowadzić ją na bieżąco – po każdym wyjeździe.
Dlaczego? Po kilku tygodniach trudno przypomnieć sobie:

• z kim było spotkanie,
• jaki był dokładny adres,
• ile kilometrów przejechano,
• jaki był cel podróży.

Najwygodniej jest po zakończeniu każdej podróży wpisać ją do arkusza Excel lub formularza papierowego.

Natomiast rozliczenie dla księgowości warto przygotować raz w miesiącu.
Jest to najpraktyczniejsze rozwiązanie – na koniec miesiąca sumujesz wszystkie przejazdy i przekazujesz zestawienie księgowemu, który nalicza zwrot według stawek HMRC.

Jakie informacje muszą znaleźć się w Mileage Log?

Każdy wpis powinien zawierać:

1. Datę podróży.
2. Miejsce rozpoczęcia podróży.
3. Miejsce zakończenia podróży.
4. Cel podróży.
5. Imię lub nazwę klienta (jeżeli dotyczy).
6. Liczbę przejechanych kilometrów.
7. Liczbę przejechanych mil.
8. Podpis osoby składającej rozliczenie.

Przykładowo wypełniona kilometrówka

Data	Trasa	Cel podróży	Klient	Kilometry	Mile
02.07.2026	Szczecin – Gorzów Wlkp. – Szczecin	Spotkanie dotyczące podpisania umowy	ABC Budownictwo Sp. z o.o.	230 km	143 mil
08.07.2026	Szczecin – Poznań – Szczecin	Szkolenie dotyczące eksportu usług	Izba Gospodarcza	540 km	336 mil
21.07.2026	Szczecin – Koszalin – Szczecin	Spotkanie z klientem oraz odbiór dokumentów	Jan Kowalski	340 km	211 mil

Na końcu miesiąca pod tabelą warto wpisać PODSUMOWANIE MIESIĄCA:

Miesiąc: Lipiec 2026
Łączna liczba przejechanych kilometrów: 1 110 km
Łączna liczba przejechanych mil: 690 mil
Zwrot kosztów według aktualnych stawek HMRC: __________
Parkingi: 65 zł
Autostrady: 108 zł
Pozostałe wydatki: __________
Łączna kwota do zwrotu: __________
Data sporządzenia zestawienia: _______________
Imię i nazwisko: ___________________________
Podpis: ___________________________________

Jak przeliczyć kilometry na mile?

HMRC posługuje się milami. 1 mila = 1,60934 km
Najprościej:
Kilometry ÷ 1,60934 = liczba mil.
Przykład:
230 km ÷ 1,60934 = około 143 mile.
Nasz arkuszy Excel zrobi to automatycznie (…i o wiele więcej:)

Czy trzeba zachowywać paragony za paliwo?

Nie. To jedna z największych zalet kilometrówki. Nie rozliczasz faktycznego spalania samochodu.
Nie ma znaczenia, czy samochód pali 5 czy 12 litrów na 100 km.
Nie ma znaczenia, ile kosztowała benzyna.
Zwrot odbywa się według stawek HMRC za przejechane mile.

Co jeszcze można rozliczyć podczas podróży?

Jeżeli wyjazd jest służbowy, spółka może dodatkowo pokryć:

• parking,
• opłaty autostradowe,
• noclegi,
• bilety kolejowe,
• bilety lotnicze,
• taksówki,
• komunikację miejską,
• uzasadnione wydatki na posiłki związane z podróżą służbową.

Na te wydatki należy zachować dowody zakupu.

Jak długo i co przechowywać?

Warto przechowywać 6 lat:

• kilometrówkę,
• faktury za parkingi,
• paragony za autostrady,
• potwierdzenia spotkań,
• korespondencję z klientami,
• kalendarz spotkań.

Im lepiej udokumentowana podróż, tym łatwiej wykazać jej związek z działalnością spółki.

Najczęstsze błędy

❌ Wpisywanie wszystkich wyjazdów na koniec roku.
❌ Brak celu podróży.
❌ Wpisywanie wyjazdów prywatnych.
❌ Brak dat.
❌ Brak liczby mil.
❌ Szacowanie kilometrów „na oko”.

Podsumowanie

Jeżeli prowadzisz brytyjską spółkę LTD i korzystasz z prywatnego samochodu w działalności, warto prowadzić Mileage Log. To proste narzędzie pozwala zgodnie z zasadami HMRC odzyskać koszty związane z podróżami służbowymi bez konieczności rozliczania paliwa czy napraw samochodu.
Najlepszą praktyką jest wpisywanie każdego wyjazdu od razu po jego zakończeniu, a raz w miesiącu przekazanie kompletnego zestawienia do księgowości. Dzięki temu dokumentacja jest rzetelna, łatwa do zweryfikowania i znacznie zmniejsza ryzyko problemów podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Kilometrowka_Milowka_LTD.numbers

Kilometrowka_Milowka_LTD.xlsx

Ta wersje do pobrania zawierają:

• arkusz na każdy miesiąc przejazdów służbowych z miejscem na wpisy i automatycznym przeliczaniem kilometrów na mile, przeliczaniem stawek z uwzględnieniem odpowiednich limitów HMRC,
• arkusz Podsumowanie z automatycznym sumowaniem kilometrów, mil oraz kosztów,
• arkusz Stawki, w którym można wpisać aktualną stawkę HMRC (domyślnie wpisałem aktualną wartość).

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę rozliczyć samochód zarejestrowany w Polsce?

Tak. Dla HMRC nie ma znaczenia, w jakim kraju samochód jest zarejestrowany. Liczy się to, że wykorzystujesz prywatny pojazd do wykonywania obowiązków służbowych na rzecz brytyjskiej spółki.

Czy mogę rozliczyć samochód należący do żony lub męża?

Tak, jeśli faktycznie korzystasz z niego podczas wykonywania obowiązków służbowych. Warto jednak dysponować dokumentami potwierdzającymi możliwość korzystania z pojazdu (np. użyczenie lub zgoda właściciela), aby w razie pytań wykazać, że miałeś prawo nim podróżować.

Czy mogę rozliczyć motocykl?

Tak. Motocykl również może być wykorzystywany do podróży służbowych. HMRC przewiduje odrębne stawki dla motocykli.

Czy mogę rozliczyć samochód elektryczny?

Tak. Samochody elektryczne rozlicza się na takich samych zasadach jak inne prywatne samochody wykorzystywane do podróży służbowych.

Czy mogę rozliczyć samochód w leasingu?

Tak, jeżeli jest to Twój prywatny samochód używany do wykonywania obowiązków dla spółki.

Czy muszę zbierać paragony za paliwo?

Nie. Przy rozliczaniu kilometrówki zwrot kosztów następuje według stawek HMRC za przejechane mile, dlatego paragony za paliwo nie są wymagane do samego rozliczenia kilometrówki.

Czy mogę rozliczyć parking?

Tak. Koszty parkingu związane z podróżą służbową można rozliczyć dodatkowo. Warto zachować dowód zapłaty.

Czy mogę rozliczyć autostrady?

Tak. Opłaty za autostrady również mogą stanowić koszt podróży służbowej.

Czy mogę rozliczyć hotel?

Tak. Jeżeli wyjazd służbowy wymaga noclegu, koszt hotelu może zostać zwrócony przez spółkę. Należy zachować fakturę lub rachunek.

Czy mogę rozliczyć posiłki?

Tak, jeżeli są poniesione w związku z podróżą służbową i spełniają warunki określone przez HMRC.

Czy codzienny dojazd do biura można rozliczyć?

Co do zasady nie. Zwykły dojazd do stałego miejsca pracy nie jest traktowany jako podróż służbowa.

Czy przejazd z domu do klienta można rozliczyć?

Jeżeli jedziesz bezpośrednio na spotkanie biznesowe lub do tymczasowego miejsca wykonywania obowiązków, taki przejazd może być podróżą służbową.

Czy mogę odwiedzić kilku klientów jednego dnia?

Tak. Warto jednak opisać każdy etap podróży lub wskazać wszystkich odwiedzonych klientów w rubryce „Uwagi”.

Czy mogę rozliczyć wyjazd za granicę?

Tak. Jeżeli podróż ma związek z działalnością spółki, kraj, po którym się poruszasz, nie ma decydującego znaczenia. Istotny jest służbowy cel wyjazdu oraz odpowiednia dokumentacja.

Jak często prowadzić kilometrówkę?

Najlepiej po każdej podróży. Rozliczenie dla księgowości warto przygotowywać raz w miesiącu.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Dokumentację najlepiej przechowywać zgodnie z wymaganiami HMRC dotyczącymi dokumentacji podatkowej. W praktyce warto archiwizować ją przez co najmniej 6 lat od zakończenia odpowiedniego roku podatkowego.

Co jest najczęstszym błędem?

Najczęściej właściciele spółek przypominają sobie o kilometrówce pod koniec roku i próbują odtworzyć wszystkie wyjazdy z pamięci. Taki sposób prowadzenia ewidencji jest mało wiarygodny. Najlepszą praktyką jest uzupełnianie wpisów na bieżąco, najlepiej tego samego dnia, w którym odbyła się podróż.

Czy stawka za kilometr (milę) jest zawsze taka sama?

Nie.
Od roku podatkowego 2026/2027 HMRC podniosło stawkę dla samochodów prywatnych do 55 pensów za milę dla pierwszych 10 000 mil służbowych w roku podatkowym. Po przekroczeniu tego limitu stawka spada do 25 pensów za każdą kolejną milę. Zmiana obowiązuje od 6 kwietnia 2026 r.

Obecnie stawki:

Przykład

Pan Adam przejechał służbowo:

• pierwsze 10 000 mil × 0,55 GBP = 5 500 GBP
• kolejne 2 000 mil × 0,25 GBP = 500 GBP

Łącznie spółka może zwrócić mu 6 000 GBP zgodnie z zasadami HMRC.

Czy istnieje limit kilometrów?

Nie.
Możesz przejechać nawet 20 000, 30 000 czy 50 000 mil rocznie.
Po prostu po przekroczeniu 10 000 mil zmienia się stawka zwrotu.

Czy HMRC patrzy podejrzliwie na duże przebiegi?

Sama liczba przejechanych mil nie jest powodem do zakwestionowania rozliczenia.
HMRC interesuje przede wszystkim:

• czy podróże rzeczywiście miały charakter służbowy,
• czy prowadzona jest ewidencja przejazdów,
• czy liczba mil jest wiarygodna względem rodzaju działalności.

Przykładowo:

• handlowiec odwiedzający klientów w całej Europie i mający 25 000 mil rocznie nie budzi zdziwienia,
• natomiast spółka wystawiająca jedną fakturę rocznie i wykazująca 28 000 mil może wzbudzić pytania.

Nie ma przepisu mówiącego, że po określonym przebiegu HMRC automatycznie wszczyna kontrolę.

Czy kontrole HMRC są częste?

W przypadku małych spółek LTD kontrole nie należą do codzienności. HMRC działa przede wszystkim na podstawie analizy ryzyka. Kontrola jest bardziej prawdopodobna, gdy pojawiają się sygnały ostrzegawcze, takie jak:

• bardzo wysokie koszty przy niewielkich przychodach,
• częste korekty deklaracji,
• niespójności między dokumentami,
• brak dokumentacji potwierdzającej wydatki,
• rozliczenia odbiegające od charakteru działalności.

Sama dobrze prowadzona kilometrówka praktycznie nigdy nie jest problemem. Wręcz przeciwnie – jest dowodem, że przedsiębiorca prowadzi dokumentację rzetelnie.

Co najbardziej przekonuje kontrolera HMRC?

Jeżeli poprosi o wyjaśnienia, warto móc pokazać:

• Mileage Log,
• kalendarz spotkań,
• e-maile z klientami,
• podpisane umowy,
• faktury wystawione po spotkaniach,
• potwierdzenia rezerwacji hoteli,
• rachunki za parking i autostrady.

Im więcej dokumentów wzajemnie się potwierdza, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania rozliczenia.

10 błędów, przez które HMRC może zakwestionować kilometrówkę (Mileage Log)

Samo prowadzenie kilometrówki nie gwarantuje, że HMRC uzna wszystkie przejazdy za koszty działalności. W praktyce urząd zwraca uwagę przede wszystkim na wiarygodność dokumentacji. Dobra wiadomość jest taka, że większości problemów można bardzo łatwo uniknąć.

1. Uzupełnianie kilometrówki po kilku miesiącach

To jeden z najczęstszych błędów.
Przedsiębiorca przypomina sobie pod koniec roku, że powinien prowadzić ewidencję przejazdów. Siada więc do komputera i próbuje odtworzyć wszystkie podróże z pamięci.
Taka dokumentacja wygląda mało wiarygodnie.
Najlepiej wpisywać każdy wyjazd tego samego dnia lub najpóźniej następnego dnia.

2. Zbyt ogólny cel podróży

Nie wystarczy napisać:
„Wyjazd służbowy”.
„Spotkanie”.
„Praca”.
Znacznie lepiej wpisać:
„Spotkanie z klientem ABC Sp. z o.o. dotyczące podpisania umowy.”
„Odbiór dokumentów od biura rachunkowego.”
„Negocjacje warunków współpracy z kontrahentem.”
Im bardziej konkretny opis, tym lepiej.

3. Rozliczanie przejazdów prywatnych

Wyjazd na wakacje, zakupy, do rodziny czy na prywatną wizytę lekarską nie może znaleźć się w kilometrówce.
Jeżeli podczas wyjazdu załatwiasz zarówno sprawy prywatne, jak i służbowe, rozliczeniu powinien podlegać wyłącznie odcinek faktycznie związany z działalnością spółki.

4. Szacowanie odległości

Nie wpisuj kilometrów „na oko”.
Korzystaj z nawigacji lub map internetowych i wpisuj rzeczywistą długość trasy.
Jeżeli wybierzesz dłuższą drogę z uzasadnionych powodów (np. objazd, korki lub kilka spotkań po drodze), warto krótko opisać to w rubryce „Uwagi”.

5. Brak związku z działalnością spółki

Każdy przejazd powinien mieć uzasadnienie biznesowe.
Jeżeli spółka zajmuje się usługami marketingowymi, a w kilometrówce pojawiają się częste przejazdy do miejsc niemających związku z działalnością, HMRC może poprosić o wyjaśnienia.

6. Brak dokumentów potwierdzających podróż

Kilometrówka jest ważna, ale jeszcze lepiej, gdy można ją potwierdzić innymi dokumentami.
Przykładowo:

• e-mail z umówionym spotkaniem,
• podpisana umowa,
• wystawiona faktura,
• wpis w kalendarzu,
• potwierdzenie rezerwacji hotelu,
• rachunek za parking,
• opłata za autostradę.

Takie dokumenty wzajemnie się uzupełniają.

7. Nieprzeliczanie kilometrów na mile

HMRC posługuje się milami.
Jeżeli prowadzisz ewidencję w kilometrach, pamiętaj o ich przeliczeniu.
Najlepiej, aby robił to automatycznie arkusz Excel.

8. Niepilnowanie limitu 10 000 mil

Po przekroczeniu pierwszych 10 000 mil służbowych w roku podatkowym obowiązuje niższa stawka zwrotu.
Dobrze przygotowany arkusz powinien automatycznie kontrolować ten limit i zastosować właściwą stawkę bez konieczności ręcznego liczenia.

9. Brak podpisu pod miesięcznym zestawieniem

Na koniec każdego miesiąca warto wydrukować lub zapisać zestawienie przejazdów i podpisać je jako osoba składająca rozliczenie.
Nie jest to wprost wymagane przez HMRC, ale podpis wzmacnia wiarygodność dokumentacji.

10. Brak systematyczności

Największym błędem jest prowadzenie kilometrówki tylko wtedy, gdy przypomni o niej księgowy.
Najlepsza praktyka wygląda następująco:

• po każdej podróży wpisujesz przejazd do arkusza,
• na koniec miesiąca sprawdzasz poprawność danych,
• przekazujesz zestawienie księgowości,
• archiwizujesz dokumentację razem z fakturami za parkingi, autostrady i noclegi.

Czy HMRC naprawdę sprawdza kilometrówkę?

Tak, ale w praktyce urząd najczęściej analizuje ją wtedy, gdy prowadzi kontrolę podatkową lub chce zweryfikować konkretne wydatki.
Nie istnieje przepis mówiący, że po przejechaniu określonej liczby mil HMRC automatycznie rozpoczyna kontrolę. Liczy się przede wszystkim spójność dokumentacji i jej zgodność z profilem działalności.
Jeżeli prowadzisz firmę świadczącą usługi w całej Polsce lub Europie i regularnie odwiedzasz klientów, duży przebieg sam w sobie nie powinien budzić zastrzeżeń. Natomiast wysokie przebiegi przy niewielkiej liczbie klientów lub braku innych dowodów działalności mogą skłonić HMRC do zadania dodatkowych pytań.

Złota zasada

Wyobraź sobie, że za trzy lata kontroler HMRC poprosi Cię o wyjaśnienie przejazdu z 8 lipca.
Jeżeli w ciągu minuty jesteś w stanie pokazać:

• wpis w kilometrówce,
• wiadomość e-mail potwierdzającą spotkanie,
• wystawioną fakturę,
• rachunek za parking,
• wpis w kalendarzu,

to taka podróż jest bardzo dobrze udokumentowana i znacznie łatwiej obronić jej związek z działalnością spółki.
Jak mówi stare polskie przysłowie: „Papier jest cierpliwy”. W przypadku HMRC lepiej jednak, żeby dokumentacja była nie tylko kompletna, ale również zgodna z rzeczywistością.